Vertrieb und Produktion

Schwingungen und Schwankungen in der Produktion

Aber Wirrungen gibt es natürlich auch auf Produktionsseite. Da fällt zum Beispiel ungeplant eine Produktionsmaschine aus, oder eine Grippewelle sorgt für zeitlichen Verzug in den Produktionsplänen. Auch technische Problem treten auf, wenn die Angaben der Entwicklung, trotz aller Design for Manufacturing Maßnahmen, sich leider doch als unpassend für die Fertigungsabläufe herausstellen oder ähnliches.

Auch hier gibt es also Schwingungen und Überschwinger, die sich bei einer ungedämpften und tagesaktuellen Weitergabe an den Vertrieb (und damit indirekt auch an den Kunden) für Verunsicherung von Kunden und Markt sorgt. Auch dies gilt es zu vermeiden, auch dies muss einer kommunikativen Dämpfung durch die zwischenliegenden Funktionen unterliegen.

Das sieht dann ungefähr so aus:

Vertrieb und Produktion im Schwung – ein Aufschaukeln

Vertrieb und Produktion sind also beide ordentlich in Schwung, was das tagtägliche Geschehen betrifft. Und zusätzlich zu der Ausbreitung der Informations-Überschwinger selbst kann es nun auch noch zu Pendelbewegungen und einem Aufschaukeln im informativen Panik-Level kommen. Die Unsicherheit am Markt führt zu Unsicherheiten in der Produktion. Dadurch kommt es verstärkt zu Fehlern, was natürlich wieder an den Markt dringt. Dort kommt es zu einer zusätzlichen Verunsicherung der Kunden. Alles verständlich, aber leider eine echte Unglücksspirale.

Aufgabe des Mittleren Managements

Die Zwischengeschalteten Funktionen, und damit im Wesentlichen das Mittlere Management, haben also die Aufgabe von kommunikativen Dämpfungsgliedern, und zwar gleichzeitig in beide Richtungen. Es gilt dabei, sozusagen, die von beiden Seiten kommende Energie zu absorbieren und nicht weiterfließen zu lassen. 

Wichtig erscheint es mir nun anzumerken: es geht nicht darum, Informationen intern zurückzuhalten. Ganz im Gegenteil, die geordnete Weitergabe von Informationen ist in einem Unternehmen essentiell. Vielmehr geht es darum, die potentiellen Änderungen ausgelöst von Kundenwunsch- oder Marktschwankungen einerseits oder von Ereignissen in der Produktion andererseits in Frequenz und Amplitude in handhabbare Bahnen zu lenken. Eine nicht einfache aber überlebenswichtige Aufgabe.

In beide Richtungen betrachtet sieht das dann ungefähr so aus:

Prozessabläufe optimieren

Die Darstellungen zeigen die Bedeutung der Zwischenfunktionen als kommunikative Dämpfungsglieder zwischen dem Geschehen im Vertrieb und dem Geschehen in der Produktion.

In meiner Erfahrung kommt es nun leider häufig vor, daß von den zwischengeschalteten Funktionen selbst der Informationsfluss in die Direktkommunikation hinein gesteuert wird. Mit durchaus besten Absichten bekommt der Vertrieb nicht selten gesagt: „das schnellste wäre doch, Ihr fragt in der Produktion selbst nach, ob das machbar ist“. Oder, zugegebenermaßen seltener, die Produktion erhält auf Anfrage die Auskunft „tja, ob der Auftrag nun wirklich kommt, … am besten einfach mal direkt beim Vertriebsmitarbeiter anrufen und nachfragen“.

Diese gut gemeinte Umleitung der Kommunikation hin zu einem Direktkontakt mag in gewissem Sinne lean (schlank) erscheinen, und sicherlich werden auch die Gefahren der Informationskette, also die Stille Post, reduziert. Jeder ist frisch informiert, hat die neuesten Informationen direkt von der Quelle. Und genau da ist der Haken, denn diese neueste Information ist oft spätestens nach drei Stunden schon wieder veraltet. Und hat dann in der Zwischenzeit der Partner (also Produktion oder Vertrieb) auf die Information hin schon gehandelt, und rudert bei der neuen Information drei Stunden später wieder zurück, dann kommt es zu dem schon beschriebenen Risiko des Aufschaukelns eines Panik-Levels. Es sind genau die zwischengeschalteten Funktionen, die eine gesunde Dämpfung im Hin und Her des Informationsflusses sicherstellen.

Natürlich dürfen die Zwischenfunktionen nicht so extensiv genutzt werden, dass es aufgrund einer großen Anzahl von Relaisstationen zu einer Verfälschung der Informationsinhalte oder durch Verzögerungen in der Informationsfilterung und Weiterreichung zu massiven Verzögerungen im Informationsfluss kommt. Diese Gefahren sind real und müssen ebenfalls vermieden werden.

Wie so oft also, auf eine gesunde Balance kommt es an. Ich rate zu einer Balance zwischen schlanker und gedämpfter Kommunikation mit – je nach Unternehmensgröße – minimal ein bis maximal drei Zwischenstufen.

Mein Fazit – Kommunikation von Vertriebs- und Produktionsschwankungen

• Schwingungen und Schwankungen von Markt und Kundenwünschen sind unvermeidbar. Ebenso sind Probleme in der Produktion mit Auswirkungen auf Lieferpläne und Qualitätsfragen, trotz aller Bemühungen, letztendlich manchmal unvermeidbar.
• In der gesamten unternehmerischen Kommunikationskette zwischen Vertrieb und Produktion müssen alle zwischengeschalteten Funktionen zum Dämpfen der Informations-Überschwinger beitragen. Die Fluktuationen im Informationsfluss müssen – sozusagen – in Frequenz und Amplitude ein handhabbares Maß aufzeigen.
• Dies ist in beide Richtungen gleichzeitig zu managen – eine insbesondere für das Mittlere Management große Belastung und Verantwortung.
• Ich rate ab von einer direkten Informationsweitergabe zwischen Vertrieb und Produktion. Beide Funktionsbereiche unterliegen den schnell getakteten Schwankungen ihres jeweiligen Handwerks, und beide Seiten benötigen die Informationen der jeweils anderen Seite abgedämpft, sonst schaukelt sich ein vorhandenes Panik-Level beiderseitig auf. 
• Andererseits ist natürlich eine zu lange Informationskette ebenfalls zu vermeiden, um nicht unnötige Verzögerungen und Übermittlungsfehler zu riskieren.
• Ich rate zu einer gesunden Balance zwischen einer „Schlanken Kommunikation“ und einer „Gedämpften Kommunikation“ mit – je nach Unternehmensgröße und Fragestellung – minimal ein bis maximal drei Zwischenstufen (siehe Grafiken).  

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